Odpowiednio zagospodarowana sala konferencyjna sprzyja kontaktom biznesowym oraz podejmowaniu strategicznych decyzji. Przejrzystość, funkcjonalność oraz wygoda to podstawowe funkcje poszukiwane wśród sal konferencyjnych.
Sala solo czy w hotelu
Warto zastanowić się nad konkretną lokalizacją sali konferencyjnej. Wolno stojące obiekty oraz sale konferencyjne ulokowane w hotelach mają swoje dobre, oraz złe strony. Rodzaj wybranej sali zależy bezpośrednio od oczekiwań i potrzeb użytkownika. Kolejnym istotnym aspektem jest lokalizacja sali. Łatwy dojazd oraz dobre połączenie komunikacyjne wpłynie na pozytywną ocenę uczestników spotkania. Jeżeli sala połączona jest z przestrzenią hotelową, w łatwy sposób można połączyć miejsce pracy z miejscem odpoczynku i zakwaterowania uczestników. W wielu wypadkach istnieje możliwość uzyskania rabatu na wynajem sali konferencyjnej, jeżeli w tym samym obiekcie zostanie wynajęta odpowiednia ilość pokojów hotelowych. Wynajmujący salę musi zatem podjąć szereg decyzji w oparciu o potrzeby, koszty i przewidywania wobec wynajmowanego lokalu.
Sale hotelowe
Prestiżowe sale bezpośrednio związane z obiektami hotelowymi zapewniają odpowiedni poziom prestiżu często pożądany przez wynajmujących. Sale dostosowane są do potrzeb klientów głównie ze względu na swoją pojemność oraz ich mnogość. Dodatkowym aspektem przemawiającym za wyborem sali umiejscowionej w przestrzeni hotelowej jest obsługa, na jaką można liczyć, wynajmując salę. Bardzo ułatwia to przebieg wszelkich spotkań, ponieważ organizator nie musi dodatkowo zajmować się zapewnianiem cateringu. Obsługa wliczona jest w cenę wynajmu, która dzięki temu może przewyższać standardowe ceny za sale wolnostojące. Miejscem w Polsce najbogatszym w infrastrukturę tego rodzaju bez wątpienia jest Warszawa.
Sale konferencyjne jako obiekty wolnostojące
Wielu użytkowników zdecydowanie częściej sięga po wynajem sal konferencyjnych umiejscowionych poza obiektami hotelowymi. Za takim wyborem przemawia:
- niższa cena
- pojemniejszy parking
- łatwiejszy dojazd
- większa przestrzeń użytkowa
- poczucie swobody
- większa prywatność
Wynajem jednej z sal hotelowych wiązać się może z dzieleniem przestrzeni z innymi wynajmującymi. Nie każdy jest w stanie odnaleźć się w takiej rzeczywistości i zdecydowanie częściej wybiera opcję pozwalającą na pełną swobodę i prywatność. Takim wyborem wydają się sale wolnostojące, które często mogą zostać wynajęte w „pojedynkę”. Wybór odpowiedniej sali powinien być procesem powolnym oraz opartym o opinie innych użytkowników.